Событие или совещание: несколько шагов к успеху

Оно должно быть раз — запоминающимся, два — продуманным. А для этого нужно, чтобы стандартное деловое мероприятие перешло на следующий уровень — став событием. Событием, которого всегда будут ждать. Событием, которое будут вспоминать. Событием, которое будут цитировать. Вы готовы сделать этот шаг? Тогда предлагаем приступить к пошаговой проработке проведения делового мероприятия. Предлагаемую нами схему можно смело брать за основу — и действовать. В том числе и при организации деловой программы на выставках.

Шаг 1-й: Постановка целей
На волне вдохновения и ажиотажа, не забудьте вернуться к основам и ответить для себя на некоторые вопросы.

1. Какова ваша миссия?
2. Какова ваша стратегия?
3. Каким образом предполагаемое к проведению мероприятие согласуется с общей тактикой и стратегией вашей компании?
4. Каких конкретных целей вы ожидаете достичь, реализовав мероприятие?

Шаг 2-й: Антураж мероприятия
Попытайтесь так оформить мероприятие, чтобы увлечь людей. Не забывайте о наличии динамических средств — фильмы, видео, какое-то веселое сопровождение, прием на открытом воздухе, к примеру, или ряд необычных символических действий (подойдут как современные средства театрального искусства — перформансы, хеппенинги, action, так и обращение к традициям национальных культур — рыцарские турниры, чайные церемонии и т.д.). Спросите себя, что вы можете сделать, чтобы заинтересовать людей, вовлечь их в действие. Добавьте немного интриги в общий замысел, дайте название мероприятию — это станет отправной точкой на вашем листе, с которого вы будете писать всю картину.

Постарайтесь сделать мероприятие максимально интерактивным, чтобы было задействовано как можно большее количество людей. Вы думаете, речь идет исключительно о развлекательных мероприятиях? Спешим разуверить. Просто задайте себе вопрос: «Как многому смогут научиться ваши гости, если будут просто сидеть и слушать „говорящие головы“? Вот почему важно научиться работать с группой, подготовить ряд заданий, задач для того, чтобы „завести“ публику. Предоставить возможность задавать вопросы.

Шаг 3-й: Продумать бюджет
Любое деловое или общественное мероприятие требует определенных затрат. В зависимости от поставленных целей и задач, будет формироваться и бюджет. Обычное совещание (даже если оно выездное) можно провести по минимуму, затратив ресурсы лишь на аренду и воду. Однако это еще не все. Деловые папочки, бумага и ручки каждому участнику — тот джентльменский набор, который важно иметь среди раздаточных материалов.

Шаг 4-й: Информационное сопровождение
PR — великая сила. Ни для кого не секрет, что Луи Армстронга, высадившегося на Луну, многие американцы считают первым космонавтом по той простой причине, что его показывали по телевидению. Почему бы и вам не использовать завораживающую силу СМИ в своих целях. А заодно вспомнить одно из важнейших правил PR — информировать, информировать и еще раз информировать.

Начинать надо с рассылки сообщений посредством факса или электронной почте потенциальным участникам мероприятия. Далее следует проанализировать прессу, интернет-ресурсы и телеканалы, которые может просматривать ваша целевая аудитория и разместить информацию там. Делать это важно как минимум за месяц. Повтор — за две недели. Обзвон — как минимум за 3 дня до начала мероприятия. Не забудьте про пост-релизы по окончании мероприятия.

Не забудьте про навигацию. Вышлите схему проезда к месту проведения мероприятия. Можете попросить о содействии ближайшие магазины, рестораны, закусочные и т.д. разместить ваше объявление.

Вот, вкратце, пожалуй, и все рекомендации. Это основа, которую можно использовать при проведении любого делового мероприятия — совещания или другого события. Дальше мы будем говорить в нашем разделе „Планета Event“ о детальной проработке разделов и останавливаться на нюансах.

Если Вы подумываете о деловой программе в рамках выставки, пожалуй, стоит сохранить наш тел./факс: 245 99 99!

Поможем не только с выставочным оборудованием.

Успешных выставок!