Благотворительность: планируем благое дело

Благотворительные события в любой форме всегда популярны. Многие организации предпочитают собирать деньги за счет интерактивных мероприятий. И это, надо сказать, неплохо работает. Бег и ходьба — не только пропаганда здорового образа жизни и повод собрать деньги на благое дело. Но и весьма наглядный способ обнародовать вашу благотворительность перед обществом.

Если занятие благотворительностью входит в планы вашей организации, вот некоторые идеи, которые вы можете смело взять на вооружение при планировании мероприятия.



ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ

Выбор маршрута

При планировании массового мероприятия, к примеру, таких как ходьба или бег, важно, чтобы вы для начала уделили некоторое время, чтобы тщательно спланировать маршрут участников. Выбор трассы будет играть решающую роль и в принятии других решений, которые будут касаться ресурсов, численности персонала, безопасности, транспорта, волонтеров, вывесок и т.д.

При выстраивании стратегии, конечно же, в первую очередь определитесь с типом события, которое вы хотели бы провести. На благотворительные мероприятия следует привлекать как можно больше людей, ведь это означает больше пожертвований на ваше дело! Ваша цель должна быть определена как можно точнее. Это означает, что вы хотите, чтобы люди всех возрастов и физических способностей имели возможность принять участие в вашем мероприятии. Тем не менее, при выборе маршрута отличная идея пройтись по трассе, а не просто довериться карте.

При съемке дороги обратите внимание на возвышенности, особенности трассы, трафик и другие факторы, которые потенциально могут усложнить участие в вашем мероприятии. Вы можете также извлечь выгоду из взаимодействия с местными клубами бега или ходьбы. Они могут предложить вам оптимальные пути следования. А вот что касается расстояния маршрута, для благотворительных мероприятий оптимальными являются 5 и 10 км, полумарофон и марафон.

Ресурсы и персонал

Количество участников и зрителей, которых вы ожидаете пригласить на событие, а также длина маршрута, конечно же, являются двумя ведущими факторами, которые определят количество сотрудников и добровольцев, а также необходимые ресурсы. Вот примерный список необходимых вещей, которые используют при организации мероприятий по бегу и ходьбе:

  1. два радио;
  2. веревку, ленты, конусы для маркировки курса;
  3. знаки для обозначения мест старта и финиша;
  4. знаки систем обслуживания; 
  5. биотуалет;
  6. урны;
  7. продукты питания;
  8. вода;
  9. палатки;
  10. столы;
  11. оформление места для церемонии награждения;
  12. акустическая система;
  13. генератор.

Прослеживая курс движения участников марафона по карте, вы сможете определить стратегические точки размещения воды, мусорных баков, переносных туалетов и т.д. При размещении имейте в виду, что многие люди захотят собраться и продолжить праздник после основного мероприятия, поэтому предусмотрите дополнительные ресурсы в этой области. Для обеспечения водой и продуктами для своих участников, вы можете попросить о спонсорстве руководство местного магазина или рынка, с тем чтобы они пожертвовали апельсины, бананы и воду, которые можно расположить вдоль следования марафонцев.

Необходимо также определиться с тем, что из готовых продуктов вы собираетесь предложить публики. Есть ли вам необходимость разогреть или приготовить пищу на месте. Есть немало компаний, в которых вы сможете нанять персонал и готовить пищу в оборудованном месте или вы можете нанять добровольцев (местных кулинаров-любителей). В любом случае, вам необходимо выяснить, нужно ли для этого специальное разрешение, чтобы продавать или готовить еду для общественности.

Законность марафона

Говоря о специальных разрешениях, необходимо учитывать законность проведения благотворительных бега или ходьбы. Теперь, когда вы выбрали маршрут, выясните, у кого следует получить разрешение на использование этого запланированного маршрута. Возможно, вам придется обратиться в местные органы власти. Проверьте, не планируется ли проведение каких-либо других мероприятий на тот же маршруте в то же самое время? Получили ли вы страховку для вашего мероприятия? В идеале ваша страховка должна покрыть любые медицинские проблемы, которые могут возникнуть во время мероприятия, а также ущерб окружающей среде. Согласовано ли присутствие представителей органов правопорядка и закрытия движения на дороге (если это необходимо) на период марафона? Есть ли у вас разрешение от организации, для которой вы собираете средства, на использование их логотипа и названия?

Набор правил в каждом городе или районе может быть своим. Возможно, придется проходить согласование не только на районном, но и на городском уровне. Выше мы упомянули лишь самые основные моменты, на которые следует обратить внимание. Поэтому целесообразно обратиться в местные органы власти за получением дополнительной информации.

ПОИСК УЧАСТНИКОВ

PR
Теперь, когда сделан выбор места проведения мероприятия и получены все необходимые согласования и разрешения, самое время, чтобы начать говорить о предстоящем событии! Традиционный маркетинг мероприятия включает в себя почту, телевидение, радио, объявление в газетах, размещение информации на наружных стендах в черте города. Эти методы могут быть достаточно эффективными, поскольку охватывают большие аудитории, однако следует учесть их высокую стоимость. Но не вешайте нос, обратите внимание на Интернет — кладезь недорогих, а иногда и бесплатных каналов передачи информации, которые идеально подойдут для PR вашей благотворительной акции. Вот список некоторых веб-настроек, которые можно взять на вооружение:

Создать сайт — это необходимость. Сегодня любое успешное событие имеет свой сайт, на котором размещается официальная информация, рассчитанная на внимание общественности, СМИ и заинтересованных спонсоров, которые могут почерпнуть дополнительные сведения о предстоящем событии.

Facebook, Twitter и социальные медиа. Еще один источник, который позволит вам популяризовать вашу благотоворительную акцию. Во всемирной сети на сегодняшний день существует немало сообществ и клубов по интересам. К тому же возможности все эти ресурсы предоставляют возможность общения, что называется, в прямом эфире и, что немаловажно, получение обратной связи в реальном времени. К тому же вы можете продумать систему поощрений для первых участников, групп, визитеров, которые проинформировали или привели к вам большее количество людей и т.д.

Отправьте событие в Интернет-календарь событий. Есть немало сайтов, которые предоставят вам такую возможность бесплатно. Не забудьте включить ссылку на он-лайн календарь на собственном сайте.

Электронная почта, реклама. Есть ли у вашей организации поклонники вашей рассылки? Если нет, можете обратиться к администраторам тематических рассылок с просьбой включения вашей рекламы в тематический выпуск. Делая электронную почтовую рассылку, не забудьте указать прямую активную ссылку на собственный сайт. Помимо этого, на собственном сайте или социальных сетях существует функция, где посетитель может присоединиться к вашему списку рассылки.

Регистрация участников

Что важно учитывать с самого начала этапа планирования, так это то, как вы будете проводить регистрацию, собирать плату за вход, а также собрать регистрационные взносы от участников мероприятия. До недавнего времени большинство участников марафонов вместо входных билетов предоставляли копию оплаченного счета. Для оптимизации работы персонала, вместо бумажной регистрации следует продумать электронную версию.

Интегрирование он-лайн системы управления событием позволит вам создать для пользователей регистрационную форму на сайте и собирать данные участника через Интернет. Возможно воспользоваться технологией, которая собирает оплату он-лайн в процессе регистрации. В любом случае данные, собранные посредством регистрационной формы должны быть сохранены в базу данных, которой вы можете управлять, создавать отчеты и предусмотреть процесс возврата средств в случае отказа от участия.

Если вы стремитесь увеличить размер вашей электронной базы данных, очень важно, что вы делаете рассылку, в которой e-mail адресата связан с общей базой данных (что упростить обработку информации). Вы сможете использовать этот ресурс для отправления писем с напоминанием или для информирования об изменения в графике мероприятия и рассылки иных важных уведомлений о сборе средств. Любую полностью интегрированную систему он-лайн управления событиями необходимо снабдить в электронной почте системой отправки автоматического подтверждения факта регистрации и учета оплаты.

Инструменты сбора средств

Некоторые наиболее продвинутые системы управления событиями включают он-лайн платформу по сбору средств, которые можно интегрировать с он-лайн формой регистрации. Сбор средств можно настроить на собственном веб-сайте, проиллюстрировать, установить цель по сбору средств, периодически (на сайте или в блоге) следует информировать о своих успехах и подготовке к предстоящему событию. И общаться со своими партнерами-инвесторами.

Доноры могут посетить сайт по сбору средств. И заодно сделать он-лайн пожертвование со своих кредитных карт. Одновременно пожертвование прибавляется к общей сумме и отправляется в благотворительную организацию. Многие организации переносят свои усилия по сбору средств полностью он-лайн, поскольку все согласны с тем, что люди, вероятно, пожертвуют больше, если они в состоянии это сделать он-лайн, не выходя из собственного дома.

По материалам статьи «Как планировать благотворительный марафон» Рохан Миллер

Выставочное оборудование, сопровождение выставок, помощь в оформлении мероприятий заказывайте у нас, в РК «PARADOX». Тел./факс: 245 99 99